‘Creatieve oplossingen voor cateringcontracten’


Achtergrond - De meeste bedrijfsrestaurants zijn dicht of slechts beperkt open. Dat betekent een flinke inkomstenderving voor dienstverleners zoals bedrijfscateraars en koffieleveranciers, terwijl de vaste kosten van hun contract doorlopen. Anna Casemier, managing partner bij HTC Advies: ‘Deze situatie vraagt van beide partners creativiteit en ondernemerschap om tot oplossingen te komen voor een duurzame samenwerking.’

(Dit artikel is samengesteld door HTC Advies)

Natuurlijk, de toekomst is onzeker, we kunnen niet vooruit kijken hoe de beperkende maatregelen zich gaan ontwikkelen. Tegelijk is dat precies de uitdaging: welke kansen zijn er in een tijd waarin alles continu aan verandering onderhevig is? Mariëlle Hintzen, senior adviseur en cateringexpert bij HTC Advies: ‘Mijn advies is om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan en transparant te zijn over de impact van de situatie. Deze crisis heeft niet alleen effect op de opdrachtnemer, maar ook op de opdrachtgever. Wederzijds begrip is nodig om tot een oplossing te komen.’

Continuïteit en samenwerking

Uitgangspunt is dat beide partijen gebaat zijn bij continuïteit en er op basis van samenwerking uit willen komen. Mariëlle Hintzen: ‘Probeer dan ook een discussie met juridische toon te vermijden. Dat levert meestal alleen maar verliezers op. Niemand heeft er iets aan als de cateraar of koffieleverancier failliet gaat door een verlieslijdende of ongezond contract.’

Wezenlijke wijzigingen?

Als het huidige contract niet kan worden nagekomen, kan het misschien worden gewijzigd. Daarvoor is het nodig te checken welke mogelijkheden het contract daarvoor biedt. Contracten die tot stand zijn gekomen door een Europese aanbesteding, mogen niet wezenlijk wijzigen, bijvoorbeeld als het gaat om de aard en prijs van de werkzaamheden. Bij zo’n wezenlijke wijziging  moet de opdracht opnieuw worden aanbesteed.  Er zijn echter een paar uitzonderingen in de aanbestedingswet, waardoor aan een heraanbesteding kan worden ontkomen. Bijvoorbeeld als een herzieningsclausule is  opgenomen in de overeenkomst. Deze clausule betreft onder meer prijsindexering, verlenging van de overeenkomst of uitbreiding met aanvullende diensten of leveringen. Van deze clausule kun je gebruik maken als wijziging noodzakelijk is voor het voltooien van de oorspronkelijke opdracht.

Voorwaarden & verplichtingen

Er gelden wel enkele voorwaarden en verplichtingen voor tussentijdse wijziging van het contract. Eén van de voorwaarden is dat er economische redenen moeten zijn waardoor de opdrachtnemer het contract niet kan overdoen aan een andere partij en/of dat deze verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de opdrachtgever. Verder geldt dat de prijs van de aanvullende diensten of leveringen niet hoger mag zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Dit geldt ook bij onvoorziene omstandigheden.

Ontbinding contract als laatste redmiddel

Als een dienstverlener de overeenkomst niet kan nakomen, dan kan een contract in een aantal gevallen worden beëindigd. Heeft het contract bijvoorbeeld een opzeggingsmogelijkheid? Of een ontbindingsmogelijkheid in geval je als dienstverlener in gebreke blijft? Of is er sprake van overmacht, zoals dat bijvoorbeeld nu in de coronacrisis het geval is? Mariëlle Hintzen: ‘Ik denk dat deze opties een laatste redmiddel zouden moeten zijn. Mijn advies is om altijd eerst in gesprek te gaan. Waar dienstverleners moeilijkheden hebben om te voldoen aan de contractuele afspraken, hebben opdrachtgevers immers problemen met de consequenties hiervan. Beide partijen zijn dus gebaat bij duurzame oplossingen, die de schade aan beide kanten beperken. Dit vergt maatwerk en flexibiliteit.’

Duurzame oplossingen

Een oplossing kan zijn dat opdrachtgevers een stukje activa van de dienstverlener overnemen. De investeringen van de dienstverlener stonden tot voor kort in verhouding tot de omzet. Grote kans dat dit nu niet meer het geval is. Door als opdrachtgever bijvoorbeeld de koffiemachines of (een gedeelte van) de keuken over te kopen, ontstaat weer een gezonde verhouding en liquiditeit bij de dienstverlener. Andere oplossingen zijn bijvoorbeeld de verwachte banquetingomzet voor een periode vooruit te betalen of de betalingstermijnen in te korten.

Huur- of pachtcontract?

Bij een huur- of pachtcontract is de hoogte van de huursom vaak bepaald op een omzetpotentie. Door deze tijdelijk aan te passen naar een bedrag dat door de dienstverlener kan worden gedragen bij een omzet in het 1,5 meter concept, ontstaat een gezonde overbruggingsperiode. Mariëlle Hintzen: ‘De pandeigenaar of opdrachtgever mist hierdoor tijdelijk inkomsten, maar leegstand en geen service voor gebouwgebruikers is vele malen kostbaarder’.

Corona Addendum

Het is belangrijk om eventuele wijzigingen zorgvuldig vast te leggen in een addendum op de overeenkomst. Als er een aanbesteding loopt die door de coronacrisis vertraging oploopt, dan kan het noodzakelijk zijn om een overbruggingsovereenkomst af te sluiten. Een optie voor een privaat contract is het op voorhand verlengen van het contract, waardoor de dienstverlener voor een langere periode zekerheid heeft. Voor een publiek contract kan dit alleen wanneer er optiejaren zijn opgenomen.

Professioneel opdrachtgeverschap

Per saldo is het een teken van professioneel opdrachtgeverschap als je hebt nagedacht over de financiële impact van de coronacrisis voor de cateraar of koffieleverancier waarmee je samenwerkt. Zij zijn geconfronteerd met een tijdelijke verplichte sluiting van de bedrijfshoreca met als resultaat een omzetverlies tot 80% terwijl de vaste lasten doorlopen en een vervolg waarbij zij slechts een deel van de omzet kunnen draaien door meer thuiswerken en de 1,5 meter voorwaarde.  Dit vraagt om tijdelijke ondersteuning vanuit de opdrachtgever. Vraag als opdrachtgever daarbij om transparantie, bijvoorbeeld aan de hand van deze vragen: wat is nodig om een exploitatie op nul of (afgesproken) minimale winst te krijgen, hoe groot is de schade nu echt en hoe worden de overheidsregelingen als NOW meegenomen in de afspraken? Zo komen de kaarten op tafel en kun je samen aan de slag met creatieve oplossingen, juist nu!

(HTC Advies is bereikbaar via m.hintzen@htcadvies.nl en 0651640625(Marielle))

Bron: HTC Advies

Auteur: Steffen van Beek

Gerelateerd nieuws

Eerste BETA Food excursie ‘Gluren bij de buren’ op Schiphol

Excursies - Een middagje rondkijken bij een van de vele foodconcepten op Schiphol en beoordelen wat van toepassing kan zijn in een tankstation. Met die insteek ging onlangs een aantal tankstationondernemers op pad met HTC Advies. Het was de eerste excursie die BETA Food organiseerde. Het aantal onbemande tanklocaties is afgelopen jaren in razend tempo gegroeid. Bij meer dan de...

Lees bericht

HTC Advies en Atir nemen Consumatics over

Overname - De holding van HTC Advies en Atir, neemt per 1 juli neuromarketingbureau Consumatics uit Amsterdam over. De bedrijven werkte al geruime tijd samen. Consumatics brengt onbewust gedrag van consumenten in beeld met behulp van wetenschappelijk onderzoek, expert visits, Virtual Reality onderzoek en experimenten. Voor HTC Advies, een adviesbureau voor hospitality, draagt deze kennis bij aan het ontwikkelen van nieuwe...

Lees bericht

Tweede InnovationLAB in teken van Food Culture

Beurzen - De Horecava presenteert in januari opnieuw het InnovationLAB. Deze editie staat volledig in het teken van Food Culture: de manier waarop mensen omgaan met eten in relatie tot hun leefstijl. Professionals uit de foodservice branche zijn uitgenodigd om bij dit onderdeel van de beurs de belangrijkste trends en innovaties optimaal te beleven. Hier kunnen zij in verschillende werelden...

Lees bericht

HTC Advies: ‘technologie biedt ook horecaondernemers kansen’

Beurzen - De opkomst van snelle dataverbindingen en virtual reality biedt kansen, ook voor horecaondernemers. Wie kent niet de restaurants waar je via een app kunt reserveren of bezorgen en vervolgens gevraagd wordt om een online review te geven? Of de virtual reality projecties die sfeerverhogend werken? Op het Innovation & TrendLAB van de Horecava zijn diverse technologische toepassingen te zien....

Lees bericht




© 2020 FoodClicks.

  • Disclaimer
  • Privacy Policy
  • Cookie beleid