‘Creatieve oplossingen voor cateringcontracten’
Achtergrond - De meeste bedrijfsrestaurants zijn dicht of slechts beperkt open. Dat betekent een flinke inkomstenderving voor dienstverleners zoals bedrijfscateraars en koffieleveranciers, terwijl de vaste kosten van hun contract doorlopen. Anna Casemier, managing partner bij HTC Advies: ‘Deze situatie vraagt van beide partners creativiteit en ondernemerschap om tot oplossingen te komen voor een duurzame samenwerking.’
(Dit artikel is samengesteld door HTC Advies, nu CONTRAST)
Natuurlijk, de toekomst is onzeker, we kunnen niet vooruit kijken hoe de beperkende maatregelen zich gaan ontwikkelen. Tegelijk is dat precies de uitdaging: welke kansen zijn er in een tijd waarin alles continu aan verandering onderhevig is? Mariëlle Hintzen, senior adviseur en cateringexpert bij HTC Advies: ‘Mijn advies is om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan en transparant te zijn over de impact van de situatie. Deze crisis heeft niet alleen effect op de opdrachtnemer, maar ook op de opdrachtgever. Wederzijds begrip is nodig om tot een oplossing te komen.’
Continuïteit en samenwerking
Uitgangspunt is dat beide partijen gebaat zijn bij continuïteit en er op basis van samenwerking uit willen komen. Mariëlle Hintzen: ‘Probeer dan ook een discussie met juridische toon te vermijden. Dat levert meestal alleen maar verliezers op. Niemand heeft er iets aan als de cateraar of koffieleverancier failliet gaat door een verlieslijdende of ongezond contract.’
Wezenlijke wijzigingen?
Als het huidige contract niet kan worden nagekomen, kan het misschien worden gewijzigd. Daarvoor is het nodig te checken welke mogelijkheden het contract daarvoor biedt. Contracten die tot stand zijn gekomen door een Europese aanbesteding, mogen niet wezenlijk wijzigen, bijvoorbeeld als het gaat om de aard en prijs van de werkzaamheden. Bij zo’n wezenlijke wijziging moet de opdracht opnieuw worden aanbesteed. Er zijn echter een paar uitzonderingen in de aanbestedingswet, waardoor aan een heraanbesteding kan worden ontkomen. Bijvoorbeeld als een herzieningsclausule is opgenomen in de overeenkomst. Deze clausule betreft onder meer prijsindexering, verlenging van de overeenkomst of uitbreiding met aanvullende diensten of leveringen. Van deze clausule kun je gebruik maken als wijziging noodzakelijk is voor het voltooien van de oorspronkelijke opdracht.
Voorwaarden & verplichtingen
Er gelden wel enkele voorwaarden en verplichtingen voor tussentijdse wijziging van het contract. Eén van de voorwaarden is dat er economische redenen moeten zijn waardoor de opdrachtnemer het contract niet kan overdoen aan een andere partij en/of dat deze verandering tot aanzienlijk ongemak of aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de opdrachtgever. Verder geldt dat de prijs van de aanvullende diensten of leveringen niet hoger mag zijn dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht. Dit geldt ook bij onvoorziene omstandigheden.
Ontbinding contract als laatste redmiddel
Als een dienstverlener de overeenkomst niet kan nakomen, dan kan een contract in een aantal gevallen worden beëindigd. Heeft het contract bijvoorbeeld een opzeggingsmogelijkheid? Of een ontbindingsmogelijkheid in geval je als dienstverlener in gebreke blijft? Of is er sprake van overmacht, zoals dat bijvoorbeeld nu in de coronacrisis het geval is? Mariëlle Hintzen: ‘Ik denk dat deze opties een laatste redmiddel zouden moeten zijn. Mijn advies is om altijd eerst in gesprek te gaan. Waar dienstverleners moeilijkheden hebben om te voldoen aan de contractuele afspraken, hebben opdrachtgevers immers problemen met de consequenties hiervan. Beide partijen zijn dus gebaat bij duurzame oplossingen, die de schade aan beide kanten beperken. Dit vergt maatwerk en flexibiliteit.’
Duurzame oplossingen
Een oplossing kan zijn dat opdrachtgevers een stukje activa van de dienstverlener overnemen. De investeringen van de dienstverlener stonden tot voor kort in verhouding tot de omzet. Grote kans dat dit nu niet meer het geval is. Door als opdrachtgever bijvoorbeeld de koffiemachines of (een gedeelte van) de keuken over te kopen, ontstaat weer een gezonde verhouding en liquiditeit bij de dienstverlener. Andere oplossingen zijn bijvoorbeeld de verwachte banquetingomzet voor een periode vooruit te betalen of de betalingstermijnen in te korten.
Huur- of pachtcontract?
Bij een huur- of pachtcontract is de hoogte van de huursom vaak bepaald op een omzetpotentie. Door deze tijdelijk aan te passen naar een bedrag dat door de dienstverlener kan worden gedragen bij een omzet in het 1,5 meter concept, ontstaat een gezonde overbruggingsperiode. Mariëlle Hintzen: ‘De pandeigenaar of opdrachtgever mist hierdoor tijdelijk inkomsten, maar leegstand en geen service voor gebouwgebruikers is vele malen kostbaarder’.
Corona Addendum
Het is belangrijk om eventuele wijzigingen zorgvuldig vast te leggen in een addendum op de overeenkomst. Als er een aanbesteding loopt die door de coronacrisis vertraging oploopt, dan kan het noodzakelijk zijn om een overbruggingsovereenkomst af te sluiten. Een optie voor een privaat contract is het op voorhand verlengen van het contract, waardoor de dienstverlener voor een langere periode zekerheid heeft. Voor een publiek contract kan dit alleen wanneer er optiejaren zijn opgenomen.
Professioneel opdrachtgeverschap
Per saldo is het een teken van professioneel opdrachtgeverschap als je hebt nagedacht over de financiële impact van de coronacrisis voor de cateraar of koffieleverancier waarmee je samenwerkt. Zij zijn geconfronteerd met een tijdelijke verplichte sluiting van de bedrijfshoreca met als resultaat een omzetverlies tot 80% terwijl de vaste lasten doorlopen en een vervolg waarbij zij slechts een deel van de omzet kunnen draaien door meer thuiswerken en de 1,5 meter voorwaarde. Dit vraagt om tijdelijke ondersteuning vanuit de opdrachtgever. Vraag als opdrachtgever daarbij om transparantie, bijvoorbeeld aan de hand van deze vragen: wat is nodig om een exploitatie op nul of (afgesproken) minimale winst te krijgen, hoe groot is de schade nu echt en hoe worden de overheidsregelingen als NOW meegenomen in de afspraken? Zo komen de kaarten op tafel en kun je samen aan de slag met creatieve oplossingen, juist nu!
(CONTRAST is bereikbaar via mail@contrastcompany.nl en 0622683219)
Bron: CONTRAST
Auteur: Steffen van Beek
